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Artículos

Introducción

Poder publicar artículos en un grupo de trabajo es una de las funciones más importantes de Baobab. Cuando coloca artículos y documentos en el sitio de Baobab, los pone a disposición de su grupo de trabajo. Según la opción elegida, los artículos pueden recomendarse a otros usuarios o pueden ser objeto de comentarios por parte de otros usuarios. Los artículos también pueden ponerse fácilmente a disposición de usuarios externos al grupo de trabajo, para beneficio de todos los usuarios de Baobab. La función mensaje permite informar a los miembros del grupo de trabajo acerca de un nuevo artículo. En estas instrucciones le explicaremos paso por paso cómo publicar un artículo.

Escoja la zona de datos y el grupo de trabajo
En la zona del grupo de trabajo, escoja su grupo de trabajo. En la zona de datos, puede ver los grupos de trabajo disponibles haciendo click en el signo ‘más’ [+] situado delante del nombre de la zona de datos o en el nombre de la zona de datos.

Nuevo artículo

Dentro de un grupo de trabajo, los diferentes archivos tienen diferentes funciones. Para publicar un artículo, seleccione el Archivo/subarchivo de artículos.

Abra el archivo seleccionado haciendo click en el nombre del archivo.

Panorama de los artículos en el archivo
Ahora puede ver una vista panorámica de los artículos que ya se han colocado en el archivo. En este caso, usted puede ver el título del artículo, el autor, el editor (la persona que lo publicó), el número de documentos adjuntos, los comentarios, el número de accesos y la fecha en que se publicó la primera vez.

Puede disponer las columnas individualmente, ya sea por orden alfabético o cronológico.

Pestaña de acción - Nuevo artículo

El siguiente paso es seleccionar “Nuevo artículo” en la pestaña de acción. El asistente de artículos le orientará a través de los diferentes pasos.

Paso 1: Escriba el título de su artículo.

Paso 2: Si desea publicar el artículo en otros grupos de trabajo o archivos, puede seleccionarlos ahora. Verá solamente los archivos y grupos de trabajo para los que tiene autorización para la publicación. Seleccione el grupo de trabajo y archivo pertinentes y luego marque los archivos en los que desea publicar. Haga click en “Siguiente” en la pestaña de acción.

Paso 3: Escriba el texto del artículo.

Los campos correspondientes a la fecha y el título ya están completados y se visualizan automáticamente. Ahora, en el campo de texto, puede escribir el texto del artículo. En este campo, al igual que en un procesador de palabras, puede utilizar diferentes herramientas de texto (como el subrayado) y estructurar la presentación. Al desplazar el cursor sobre los diferentes símbolos podrá ver las funciones disponibles. Si ya ha escrito el texto en otro programa, puede utilizar la función copia y pega. La longitud del texto es ilimitada. Sírvase tener en cuenta que para los usuarios de su grupo de trabajo puede ser más fácil si usted hace una breve descripción en el campo de texto, y luego adjunta el texto completo de este artículo en un documento por separado. Haga click en “Siguiente” en la pestaña de acción.

Paso 4: Añadir documentos.

Ahora puede añadir documentos a su artículo. Existen dos formas de hacerlo: puede cargar un documento de su computadora o disco duro local. Escriba el título del documento y haga click en el pulsante “Explorar”. Verá una panorámica de sus propios documentos en su disco duro. Escoja el archivo pertinente y resáltelo. Ahora puede cargar el documento de su disco local. Para ello, haga click en “Cargar documento”. Una barra de progreso le indicará cuánto tardará esta operación. Cuando ésta haya terminado, se visualizará el documento. Si desea añadir varios documentos, repita el procedimiento.

También puede utilizar un documento de la zona “Mis documentos” de Baobab (véase “Mi Baobab/Mis documentos”).

Si desea, también puede eliminar el documento adjunto. Para ello, haga click en el pulsante eliminar – la papelera – en la pantalla panorámica de los documentos adjuntos. N.B.: los documentos eliminados sólo se borran del artículo y no de “Mis documentos” en Baobab.

Si desea añadir varios documentos a un artículo, puede comprimirlos y añadirlos como archivo comprimido.

Paso 5: Seleccione el autor.

Ahora puede seleccionar el autor. Por omisión, usted figura como el autor. Si no lo es, puede seleccionar el autor de entre los miembros de su grupo de trabajo. Escriba el nombre del autor en el campo y lo visualizará; haga click en su nombre para confirmar. Si el autor no tiene acceso a Baobab o no es miembro de su grupo de trabajo, usted no puede seleccionar el autor en este momento. Le aconsejamos nombrar al autor en el campo de texto. Consejo: Si está publicando un artículo de un autor que no tiene acceso a su grupo de trabajo, puede pedir al administrador del grupo de trabajo que autorice el acceso del autor. Las personas que no forman parte de la organización de Caritas también pueden tener acceso. Consulte con su administrador para más detalles.

Paso 6: Escriba un período de tiempo para el artículo.

Escriba un período de tiempo para el para el artículo. Puede hacerlo utilizando el calendario o escribiendo la fecha. El período de tiempo del artículo define el marco temporal durante el cual es posible ver y buscar el artículo en el grupo de trabajo. Cuando el período de tiempo caduca, el artículo está disponible sólo para el administrador o administradores del grupo de trabajo y el autor. Si desea remover permanentemente el artículo del sistema, tiene que editar el artículo y hacer click en el pulsante “Eliminar artículo”.

Paso 7: Visibilidad en las búsquedas.

La visibilidad en el proceso de búsqueda determina la medida en que el artículo puede ser visto por los usuarios de Baobab. Las diferentes opciones son:

a) Visible sólo a los usuarios de este grupo de trabajo: El artículo no es visible a todos los usuarios de Baobab – sino sólo a los miembros de su grupo de trabajo.

b) Información bibliográfica: Todos los usuarios de Baobab pueden buscar el autor y el título de un artículo. Si un usuario está interesado en un artículo, puede solicitar el acceso enviado un mensaje al autor. El autor puede decidir si dar al usuario acceso artículo o no.

c) Total: A través del proceso de búsqueda se pueden encontrar todos los contenidos, incluidos los documentos adjuntos. Consejo: Recomendamos que se pueda disponer libremente de los artículos o documentos que pueden interesar a otros usuarios de Baobab. De esta forma se crea un intercambio mundial y se refuerza el efecto sinérgico. Si el artículo no puede poner libremente al alcance de todos, la disponibilidad de la información bibliográfica puede ser muy útil para la búsqueda. El autor puede decidir caso por caso si poner un artículo a disposición del usuario.

Paso 8: Notificación en el portal.

Cuando marca esta caja, los miembros de su grupo de trabajo pueden ver en el portal que se ha creado el artículo. Esta información se visualiza en el portal, con el título del artículo en el cuadro de funciones (“Nuevo artículo en u grupo de trabajo cerrado”).

Paso 9: Autorizar recomendaciones. Cuando añade una marca en esta caja, autoriza a que el artículo se pueda recomendar a otros usuarios de Baobab.

Paso 10: Autorizar comentarios.

Cuando añade una marca en esta caja, autoriza a los miembros de su grupo de trabajo a formular comentarios sobre su artículo. Consejo: Active la función comentarios si quiere recibir retroinformación sobre determinado artículo. Esto facilita el proceso de revisión. Todos los miembros del grupo de trabajo pueden ver los comentarios que se han hecho. En la pantalla panorámica de los artículos, puede ver el número de comentarios que se han hecho en relación con un determinado artículo.

Paso 11: Notificación de correo electrónico a todos los miembros del grupo de trabajo y texto adicional de correo electrónico.

Cuando pone una marca aquí, todos los miembros del grupo de trabajo también recibirán un correo electrónico en que se les informa sobre el nuevo artículo, así como un mensaje en la zona “Mis mensajes”. Cada usuario puede decidir si quieren recibir o no esta notificación. Se puede seleccionar esta opción en “Mi Perfil/Ajustes personales (Notificación por correo electrónico)”.

Si desea añadir un texto al mensaje de notificación, use la caja “Texto adicional de correo electrónico”. Ayudará a los usuarios de su grupo de trabajo a recibir una breve información sobre el artículo (y los textos adjuntos) que usted añade al grupo de trabajo, así como a decidir si es importante o no leer el artículo inmediatamente.

Paso 12: Guardar.

Cuando haya terminado todos los detalles, guarde el artículo haciendo click en el pulsante “Guardar” en la pestaña de acción. Después de guardarlo, recibirá un mensaje de notificación de Baobab informándole que el artículo ha sido guardado. Acto seguido, se activará la función para notificar a los miembros del grupo de trabajo.

Editar un artículo

Para editar un artículo, abra el artículo y haga click en “Editar” en la pestaña de acción. Ahora puede añadir o eliminar textos y adjuntos, o cambiar los diferentes ajustes /período de publicación, visibles en la búsqueda, etc.).

Cuando hayas terminado, guarde de nuevo el artículo.

N.B.: El artículo se guardará con la fecha original. Si desea guardar el artículo con la fecha actual, cambia la fecha en la pestaña “Descripción”.

Si desea remover completamente el artículo del sistema, haga click en el pulsante “Eliminar artículo” en la pestaña de acción.

Comentar un artículo

Abra el artículo. En la pestaña de acción de arriba haga click en “Comentar”. Si no puede ver esta función el autor no ha autorizado los comentarios. Introduzca sus observaciones en el campo apropiado y acto seguido haga click en “Guardar”. N.B.: Los comentarios no se pueden borrar. Por tanto, haga sólo comentarios justos y realistas que relacionen con el artículo. Aconsejamos también que contacte con el autor directamente antes de formular observaciones negativas a fin de evitar malentendidos y discrepancias.

Recomendar un artículo

Abra el artículo. En la pestaña de acción de arriba encontrará en el pulsante “Recomendar”. Si no puede ver esta función, quiere decir que el autor no la ha autorizado. Introduzca otro usuario de Baobab como destinatario en el campo pertinente y luego haga click en “Añadir”. El destinatario aparecerá en la lista de destinatarios. Puede añadir varios destinatarios. Haga click en “Enviar”.

N.B.: Si el autor ha elegido la opción “Visible sólo para usuario de este grupo de trabajo” en Visibilidad en las búsquedas (“Artículos/Nuevo artículo”, Paso 7), no puede recomendar el artículo. Si el autor ha elegido “Información bibliográfica”, usted sólo puede recomendar el autor y el título del artículo a otros usuarios.

Trasladar un artículo a otro archivo

Si desea trasladar un artículo a otro archivo, vaya a “Artículo”. En el extremo derecho encontrará un símbolo amarillo. Haga click en este símbolo. Acto seguido, seleccione el archivo de destino (grupo de trabajo y archivo de artículos) haciendo click en el nombre del archivo. Ahora haga click en "Trasladar artículo al archivo seleccionado".