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Archivos de artículos

Un sistema de archivo claramente estructurado que facilita el acceso a los artículos por parte de los usuarios del sistema. Cada archivo contiene un perfil individual de privilegios. Ello permite asignar privilegios específicos a determinados usuarios. Por ejemplo, dar privilegios de edición sólo a algunos usuarios, u ocultar archivos a algunos grupos de usuarios.

Añadir un nuevo archivo de artículos

Para utilizar estas funciones, tiene que tener la autorización de la administración para el grupo de trabajo.

Haga click en "Gestionar grupo de trabajo" en la pestaña de acción.

En esta vista puede ver todas las opciones disponibles en relación con este grupo de trabajo.

Vaya a "Archivo" en la zona de trabajo. Se abrirá una nueva vista.

En la sección de la mano izquierda de la zona de trabajo puede ver todos los archivos y subarchivos existentes para ese grupo de trabajo. Los subarchivos aparecen ahora con un signo más [+] y puede visualizarse haciendo click sobre este signo.

En la sección de la mano derecha de la zona de trabajo encontrará información más detallada de cada archivo.

Paso 1: Seleccione el archivo de artículos/subarchivo en el que quiera crear el nuevo archivo de artículos haciendo click con la parte derecha del ratón en este archivo.

Paso 2: Haga click en “Nuevo archivo” y déle un título al nuevo archivo.

Si desea cambiarle de nombre al archivo, vuelva a hacer click con la parte derecha en este nuevo archivo y seleccione “Renombrar".

Para visualizar el nuevo archivo o los nuevos archivos en la pestaña de navegación de la mano izquierda, debe actualizar Baobab. Para ello, haga click en la tecla F5 de su teclado.

Editar un archivo de artículos

Si desea editar un archivo de artículos, seleccione el archivo/subarchivo en la sección de la mano izquierda de la zona de trabajo. En la sección de la mano derecha de la zona de trabajo puede ver información más detallada sobre cada archivo.

Haga click en “Gestionar” y luego seleccione “Editar archivo”.

Aquí puede añadir traducciones del nombre del archivo haciendo click en la pestaña de idiomas.

Si desea que las personas puedan encontrar información adicional sobre su archivo (tipo de información, material, etc.), puede añadir un texto descriptivo, que aparecerá en la lista de accesos en la función de búsqueda (pestaña de navegación de la mano izquierda “Buscar”, para archivos).

Cuando haya terminado con todos los detalles, guarde los cambios haciendo click en el pulsante “Guardar” en la pestaña de acción.

Eliminar un archivo de artículos

Si desea eliminar un archivo de artículos, seleccione el archivo/subarchivo en la sección de la mano izquierda de la zona de trabajo. En la parte derecha de la zona de trabajo puede ver información más detallada sobre cada archivo.

N.B.: También se borrarán todos los documentos del archivo, por lo que si desea usar los documentos en el futuro, primero traslade los documentos a otro archivo (véase “Archivos de artículos/Trasladar archivos y contenido”: 3) Traslade sólo artículos del archivo seleccionado) o traslade un documento a otro archivo (véase “Artículos/Trasladar un artículo a otro archivo”).

Haga click en “Eliminar” y confirme con “OK”.

Trasladar archivos y contenidos

Si desea trasladar un subarchivo de un archivo principal a otro, o trasladar un contenido de un archivo a otro, seleccione el archivo/subarchivo y click con el pulsante derecho del ratón.

Escoja entre:
  • Trasladar archivo: trasladar el archivo seleccionado, incluidos todos los subarchivos y contenidos
  • Trasladar subarchivos/artículos: trasladar sólo los subarchivos del archivo seleccionado y su contenido.
  • Trasladar sólo los artículos del archivo seleccionado
El sistema le pedirá ahora que seleccione el archivo de destino. Seleccione el archivo, haga de nuevo click con el pulsante derecho del ratón y añada.

Si tiene autorización para otros grupos de trabajo, también podrá trasladar archivos a otros grupos de trabajo. Para ello, primero abra todos los grupos de trabajo posibles haciendo click en “Mostrar todos los grupos de trabajo”, y luego empiece a trasladar archivos.

Editar el perfil del archivo para todo un grupo de trabajo

En estas instrucciones quisiéramos mostrarle cómo ajustar los perfiles de usuario para determinados archivos. En general, el perfil de usuario da autorización a todo el grupo de trabajo, incluidos los archivos de artículos, el archivo del foro y el archivo de citas. Generalmente, es lógico darles a los usuarios autorización para escribir en el archivo del foro.

N.B: Los cambios del perfil de usuario (véase “Perfiles de usuario”) afectan a todos los usuarios de ese grupo de trabajo que recibieron ese perfil. Por ejemplo, si cambia el perfil “estándar” para usuarios (solo lectura) a perfile “editor” (lectura y escritura), todos los usuarios podrá escribir en todos los archivos.

Si quiere que los usuarios del grupo de trabajo puedan escribir en cualquier archivo, con excepción del archivo del foro, tienen que cambiar los ajustes en los perfiles del archivo.

Para añadir autorización para escribir a un usuario estándar en el archivo del foro, siga los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccione el archivo del foro dentro del grupo de trabajo pertinente en la pestaña de acción de la mano izquierda. Ahora, en la zona de trabajo verá la zona del foro.

Paso 2: Hay que aumentar los privilegios de autorización del perfil estándar de usuario, por lo que haga click en el archivo “Gestionar” en la pestaña de acción.

Paso 3: Seleccione la zona del perfil. Se abrirá una nueva vista, en la que puede cambiar los perfiles. Para añadir un nuevo privilegio de autorización para este archivo, seleccione el perfil en que desea introducir los cambios. Lo puede hacer seleccionando el perfil pertinente del menú desplegable. En nuestro caso, el perfil es el perfil estándar. Seleccione “Escribir” y “Autorizar” y luego haga click en “Añadir”. Ahora puede ver que en los ‘privilegios de autorización’ el perfil estándar de usuario tiene autorización para escribir. La autorización para leer no tiene que autorizarse activamente, porque el perfil estándar ya prevé esta autorización. Si desea modificar perfiles adicionales, repita estos pasos. Usted puede aumentar o reducir la autorización para cada archivo individual, incluidos los subarchivos en “Artículos” o “Citas”.

Consejo: Para fomentar los intercambios en el interior de su grupo de trabajo, le recomendamos restringir la autorización a un número mínimo de casos. En particular, los beneficios del intercambio de información y conocimientos son mayores cuando todos los miembros del grupo de trabajo tienen autorización para escribir. Esto es válido para los artículos, el foro y los archivos de citas.