Bajar pdf
Calendario

Introducción


La función citas organiza la publicación de todas las citas pertinentes a todos los miembros del grupo de trabajo. Puede tratarse, por ejemplo, de la siguiente reunión de grupo o de información acerca de otros eventos o actividades de capacitación importantes. El archivo de citas es visible a todos los miembros del grupo de trabajo, mientras se haya dispuesto la autorización pertinente para leer y para escribir. Los usuarios de Baobab que también utilicen Microsoft Outlook pueden exportar las citas a Outlook.

Crear a nueva cita

Para publicar una nueva cita en el grupo de trabajo, seleccione “Calendario” en la pestaña de navegación de la mano izquierda. En la zona de trabajo, aparecerá un calendario con el mes corriente. El mes que aparece se puede cambiar haciendo click en los pulsantes de flecha a la izquierda de la visualización de la fecha corriente. En la vista del calendario puede seleccionar diferentes opciones de visualización: día, semana o mes corrientes.

Paso 1: Haga click en el pulsante “Nueva cita” en la pestaña de acción. Se abrirá un formulario donde puede escribir el título de la cita. Si desea añadir la cita en grupos de trabajo o archivos adicionales, hágalo ahora. Se visualizarán sólo los grupos de trabajo y archivos para los que tiene autorización para escribir. Seleccione los grupos de trabajo y archivos pertinentes y marque la caja apropiada. Continúe con “Siguiente”.

Paso 2: En el campo relativo al lugar escriba dónde tendrá lugar la cita. Se puede escoger el inicio y el fin de la cita (fecha y hora) utilizando la función de la vista del calendario. En el campo de texto puede ahora escribir una descripción de la cita. En este campo, al igual que en un programa de procesamiento de palabras, puede utilizar herramientas de texto (por ejemplo, el subrayado) y estructurar la presentación. Los diferentes íconos explican las diversas funciones. Si usted ya ha escrito el texto en Word, puede utilizar la función copia y pega para introducir el texto. Una vez terminados todos los detalles, haga click en el pulsante “Siguiente” en la pestaña de acción.

Paso 3: Añadir documentos.

Ahora puede añadir documentos a su cita. Existe dos formas de hacerlo: puede cargar un documento de su computadora o disco duro local. Escriba el título del documento y haga click en el pulsante “Explorar”. Verá una vista panorámica de sus propios documentos en su disco duro. Escoja el archive pertinentes y resáltelo. Ahora puede cargar el documento de su disco local. Haga click en “Cargar documento”. Una barra de progreso le indicará cuánto tardará la operación. Una vez terminada ésta, se visualizará el documento. Para añadir varios documentos, repita el procedimiento.

También puede utilizar un documento de la zona “Mis documentos” de Baobab (véase “Mi Baobab/Mis documentos”).

Si desea, también puede eliminar el documento adjunto. Para ello, haga click en el pulsante ‘eliminar’ – la papelera – en la pantalla panorámica de los documentos adjuntos. N.B: Los documentos eliminados se borran sólo del artículo y no de “Mis documentos” de Baobab.

Si desea añadir varios documentos a una cita, puede comprimirlos y luego añadirlos como archivo comprimido.

Paso 5: Seleccione el autor.

Ahora puede seleccionar el autor. . Por omisión, usted ya figura como el autor. Si no lo es, puede seleccionar el autor de entre los miembros de su grupo de trabajo. Escriba el nombre del autor en el campo y lo visualizará; haga click en su nombre para confirmar. Si el autor no tiene acceso a Baobab o no es miembro de su grupo de trabajo, usted no puede seleccionar el autor en este momento. Le aconsejamos nombrar al autor en el campo de texto.

Consejo: Si está publicando una cita de un autor que no tiene acceso a su grupo de trabajo, puede pedir al administrador del grupo de trabajo que autorice el acceso del autor. Las personas que no forman parte de la organización de Caritas también pueden tener acceso. Consulte con su administrador para más detalles.

Paso 6: Introduzca el período de tiempo de la cita.

Introduzca el período de tiempo de la cita. Puede hacerlo utilizando el calendario o escribiendo la fecha. El período de tiempo de la cita determina el tiempo que la cita se podrá ver y buscar en el grupo de trabajo. Después del período de tiempo, la cita estará disponible solamente para el administrador o los administradores del grupo de trabajo y el autor. Si desea remover completamente la cita del sistema, tiene que editar la cita y hacer click en el pulsante “Eliminar”.

Paso 7: Visibilidad en las búsquedas.

La visibilidad en el proceso de búsqueda determina la medida en que la cita puede ser vista por los usuarios de Baobab. Las diferentes opciones son:
a) Visible sólo a los usuarios de este grupo de trabajo: La cita no es visible a otros usuarios de Baobab – sino sólo a los miembros de su grupo de trabajo.

b) Información bibliográfica: Todos los usuarios de Baobab pueden ver el autor y el título de la cita. Si un usuario está interesado en una cita, puede solicitar detalles enviando un mensaje al autor. El autor puede decidir si dejar ver o no la cita al usuario.

c) Total: Todo los contenidos pueden encontrase a través del proceso de búsqueda, incluido los documentos adjuntos.
Consejo: Recomendamos que se pueda disponer libremente de las citas que pueden interesar a otros usuarios de Baobab. De esta forma se crea un intercambio mundial y se refuerza el efecto sinérgico. Si la cita no puede poner libremente al alcance de todos, la disponibilidad de la información bibliográfica puede ser muy útil para la búsqueda.

Paso 8: Notificación en la página del portal.

Cuando marca esta caja, los miembros de su grupo de trabajo pueden ver en el portal que la cita ha sido creada. Esta información aparece en el portal, con el título de la cita visible en la caja de función “Nueva cita”.

Paso 9: Autorizar recomendaciones.

Al marcar este campo, se autoriza a que se recomiende la cita a otros usuarios de Baobab.

Paso 10: Autorizar comentarios.

Al marcar este campo, se autoriza a los miembros de su grupo de trabajo a hacer comentarios sobre su cita.

Consejo: Active la función comentarios si quiere recibir retroinformación sobre una determinada cita. Esto facilita el proceso de revisión. Todos los miembros del grupo de trabajo pueden ver los comentarios que se han hecho. En la pantalla panorámica de los artículos, puede ver el número de comentarios que se han hecho en relación con un determinado artículo.

Paso 11: Notificación de correo electrónico a todos los miembros del grupo de trabajo y texto adicional de correo electrónico.

Cuando pone una marca aquí, todos los miembros del grupo de trabajo también recibirán un correo electrónico en que se les informa sobre la nueva cita, así como un mensaje en la zona “Mis mensajes”. Cada usuario puede decidir si quieren recibir o no esta notificación. Se puede seleccionar esta opción en “Mi Perfil”.

Si desea añadir un texto al mensaje de notificación, use la caja “Texto adicional de correo electrónico”. Ayudará a los usuarios de su grupo de trabajo a recibir una breve información sobre la cita (y la información adjunta) que usted añadió al grupo de trabajo, así como a decidir si es importante o no que ellos lean la cita inmediatamente.

Paso 12: Guardar.

Cuando haya terminado todos los detalles, guarde la cita haciendo click en el pulsante “Guardar” en la pestaña de acción. Después de guardarlo, recibirá un mensaje de notificación de Baobab informándole que la cita ha sido guardada. Acto seguido, se activará la función para notificar a los miembros del grupo de trabajo.

Mostrar el panorama general de las citas y exportarlas a Outlook

Puede cambiar how las citas está visualizadas en la pestaña de acción. Si quiere una vista de la lista, en que aparezcan todas las citas del grupo de trabajo una tras otra, haga click en el pulsante “Vista de la lista” en la pestaña de acción. Acto seguido, verá una panorama general de las citas creadas en este archivo. Se visualizarán el título de la cita, el autor, el editor, el número de documentos adjuntos, los comentarios y el número de accesos. Las columnas pueden disponerse individualmente por orden alfabético o cronológico.

En la vista del calendario puede ver todas las citas del grupo de trabajo. Usted puede exportar las citas existentes a Outlook. Dentro del calendario, haga click en el símbolo amarillo en la cita pertinente para exportar esa cita solamente. Para exportar todas las citas del calendario, utilice el pulsante “Exportar” en la pestaña de acción.

Editar una cita

Paso 1: Seleccione la cita pertinente haciendo click en ella en el calendario.

Paso 2: Escoja “Editar” en la pestaña de acción e introduzca los cambios necesarios.

Paso 3: Haga click en “Guardar” en la pestaña de acción.

Eliminar una cita

Paso 1: Seleccione la cita pertinente haciendo click en ella en el calendario.

Paso 2: Escoja “Eliminar” en la pestaña de acción.

Paso 3: Confirme la eliminación haciendo click en “OK”.

Recomendar citas

Paso 1: Escoja la cita pertinente haciendo click en ella en el calendario.

Paso 2: Haga click en el pulsante “Recomendar” en la pestaña de acción.

Paso 3: Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea recomendar la cita en el campo del destinatario, luego haga click en “Añadir.” El destinatario se visualizará en la lista de destinatarios. Puede añadir más de un destinatario.

Paso 4: Haga click en el pulsante “Enviar” en la pestaña de acción.