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Introduction à Baobab

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Articles

Introduction

Pouvoir poster des articles dans un groupe de travail est l'une des fonctions les plus importantes de Baobab. En publiant des articles et des documents sur le site de Baobab, vous les mettez à la disposition de votre groupe de travail. Selon le choix, les articles peuvent être commentés et/ou recommandés aux autres utilisateurs. Les articles peuvent aussi être facilement mis à la disposition de tous les utilisateurs de Baobab, en dehors du groupe de travail. La fonction de message permet d'informer tous les membres du groupe de travail d’un nouvel article. Dans ce tutoriel, nous vous expliquerons, étape par étape, comment publier un article.

Choisir la zone des données et un groupe de travail
Dans la zone des groupes de travail, choisissez votre groupe de travail. Dans la zone des données, vous pouvez voir les groupes de travail disponibles en cliquant sur le signe plus (+) en face du nom de la zone des données, ou en cliquant sur le nom de la zone des données.

Nouvel article

Dans un groupe de travail, des dossiers différents ont des fonctions différentes. Pour publier un article, sélectionnez le dossier/sous-dossier ‘Article’

Ouvrez le dossier choisi en cliquant sur le nom du dossier.

Aperçu des articles dans le dossier

Maintenant vous pouvez voir un aperçu des articles qui ont déjà été placés dans le dossier, notamment: le titre de l'article, l'auteur, le rédacteur (personne qui a posté), les pièces jointes, les commentaires, le nombre de consultations et la première date affichée.

Vous pouvez disposer chaque colonne par ordre alphabétique ou chronologique.

Onglet ‘Action’ - Nouvel article
L’étape suivante consiste à choisir ‘Nouvel article’ sous l'onglet ‘Action’. L'assistant vous guidera à travers les différentes étapes.

Etape 1: Tapez le titre de votre article.

Etape 2: Si vous souhaitez publier l'article dans d'autres groupes de travail ou dossiers, vous pouvez les sélectionner. Seuls les dossiers et les groupes de travail pour lequel vous avez l'autorisation de publication sont indiqués. Sélectionnez le groupe de travail et le dossier qui vous intéressent, puis cochez les dossiers dans lesquels vous souhaitez publier. Cliquez sur ‘Suivant’ sous l'onglet ‘Action’.

Etape 3: Taper le texte de l'article.

Les champs de la date et du titre sont déjà remplis et automatiquement affichés. Dans le champ du texte, vous pouvez maintenant taper le texte de l'article. Dans ce champ, comme dans un traitement de texte, vous pouvez utiliser les divers outils (par ex. souligner) et appliquer le formatage. En glissant le pointeur sur les différents symboles, vous pouvez voir quelles sont les fonctions disponibles. Si vous avez déjà écrit le texte dans un autre programme, vous pouvez utiliser la fonction copier-coller. La longueur du texte est illimitée, mais il sera plus aisé pour les utilisateurs de votre groupe de travail si vous écrivez juste une courte description dans le champ du texte, puis attachez le texte intégral de cet article dans un document à part. Cliquez sur ‘Suivant’ sous l'onglet ‘Action’.

Etape 4: Ajouter des documents.

Maintenant vous pouvez ajouter des documents à votre article. Vous pouvez procéder de deux façons: vous pouvez télécharger un document à partir de votre disque dur local ou ordinateur. Tapez le titre du document et cliquez sur le bouton ‘Parcourir’. Ici vous pouvez voir l'aperçu de vos propres documents sur votre disque dur. Choisissez le fichier qui vous intéresse et mettez-le en surbrillance. Maintenant vous pouvez télécharger le document à partir de votre disque local. Pour ce faire, cliquez sur ‘Télécharger un document’. Une barre de progression vous indiquera de temps que prendra le téléchargement. Une fois terminé, le document sera affiché. Si vous voulez ajouter plusieurs documents, il suffit de répéter cette étape.

Vous pouvez également utiliser un document à partir de ‘Mes documents’ de Baobab (voir ‘Mon Baobab / Mes documents’).

Si vous le souhaitez, vous pouvez également supprimer des pièces jointes. Pour ce faire, cliquez sur le bouton pour supprimer - la corbeille – sur l’écran listant les pièces jointes. NB: Les documents ne seront plus annexés à l'article, mais ne seront pas supprimés de ‘Mes documents’ dans Baobab.

Si vous voulez ajouter plusieurs documents à un article, vous pouvez les compresser, puis les ajouter dans un fichier ZIP.

Etape 5: Sélectionnez l'auteur.

Maintenant vous pouvez sélectionner l'auteur. Par défaut, vous êtes sélectionné comme l'auteur. Si vous ne l'êtes pas, vous pouvez sélectionner l'auteur parmi les membres de votre groupe de travail. Saisissez le nom de l'auteur dans le champ correspondant, qui sera ensuite affiché; cliquez sur le nom pour confirmer. Si l'auteur n'a pas accès à Baobab ou n'est pas un membre de votre groupe de travail, alors vous ne pourrez pas sélectionner l'auteur ici. Dans ce cas, nous vous recommandons de mentionner l'auteur dans le corps du texte. Conseil: Si vous publiez un article écrit par quelqu’un qui n'a pas accès à votre groupe de travail, vous pouvez demander à l'administrateur du groupe de travail de donner l'accès à l'auteur. L'accès peut être donné aussi à des personnes qui ne font pas partie de l'organisation Caritas. Pour de plus amples renseignements, demandez à votre administrateur.

Etape 6: Insérez la durée de visibilité de l'article.

Insérez la durée de visibilité de l'article. Vous pouvez le faire en utilisant le calendrier ou en tapant la date. La durée de visibilité de l'article définit la période au cours de laquelle l'article est visible dans le groupe de travail et peut être cherché. Une fois cette période expirée, l'article n’est plus disponible qu’à le/les administrateur(s) du groupe de travail et à l'auteur. Si vous souhaitez supprimer définitivement l'article du système, vous devez modifier l'article et cliquer sur le bouton ‘Supprimer l'article’.

Etape 7: Visibilité dans les recherches.

La visibilité dans les recherches détermine dans quelle mesure l'article peut être consulté par les utilisateurs de Baobab. Voici les diverses options:

a) Visible uniquement aux utilisateurs de ce groupe de travail: L'article n'est pas visible à tous les utilisateurs de Baobab - il est visible uniquement aux membres de votre groupe de travail.

b) Informations bibliographiques: Tous les utilisateurs de Baobab peuvent chercher l'auteur et le titre d'un article. Si un utilisateur est intéressé à un article, il peut demander l'accès en envoyant un message à l'auteur, qui décidera si oui ou non rendre l'article disponible à l’utilisateur.

c) Visibilité complète: On peut trouver tout le contenu, y comprises les pièces jointes, via le processus de recherche. Conseil: Nous recommandons que tous les articles ou les documents qui pourraient intéresser d'autres utilisateurs de Baobab soient rendus disponibles gratuitement, afin de créer un échange au niveau mondial et renforcer l'effet de synergie. Si l'article ne peut être rendu disponible gratuitement, il peut être très utile pour ceux qui font des recherches de pouvoir disposer au moins des informations bibliographiques. L'auteur pourra ensuite décider, au cas par cas, s’il faut mettre un article à la disposition de l'utilisateur.

Etape 8: Notification sur la page du portail.

En cochant cette case, vous permettez aux membres de votre groupe de travail de voir sur la page du portail que l'article a été créé. Cette information est affichée sur la page du portail, avec le titre de l'article indiqué dans la boîte des fonctions (‘Nouvel article dans un groupe de travail à accès restreint’).

Etape 9: Recommandation.

En cochant ici, vous autorisez à recommander l'article à d’autres utilisateurs de Baobab.

Etape 10: Commentaires.

En cochant ici, vous autorisez les membres de votre groupe de travail à faire des commentaires sur votre article. Conseil: Activez la fonction ‘commentaires’ si vous souhaitez recevoir des commentaires sur un article donné, ce qui facilitera le processus d’examen. Les commentaires peuvent être vus par tous les membres du groupe de travail. Sur l'écran listant les articles, vous pouvez voir combien de commentaires ont été faits sur un article déterminé.

Etape 11: Notification par courriel à tous les membres de groupe de travail et texte complémentaire.

En cochant ici, tous les membres du groupe de travail recevront en outre un courriel les informant du nouvel article, et recevront un message dans ‘Mes messages’. Chaque utilisateur peut décider s’il veut ou non recevoir cette notification par courriel. On peut choisir cette option dans ‘Mon profil / paramètres personnels (notification par courriel)’.

Si vous voulez ajouter un texte au message de notification, utilisez la case ‘texte complémentaire’. Ce texte devrait aider les utilisateurs de votre groupe de travail à recevoir des informations brèves sur l'article (et les pièces jointes) que vous ajoutez au groupe de travail, et à décider si oui ou non il est important de lire l'article immédiatement.

Etape 12: Enregistrer.

Une fois terminé, enregistrez l'article en cliquant sur le bouton ‘Enregistrer’ sous l'onglet ‘Action’. Vous recevrez alors un message de notification de Baobab vous informant que l'article a été enregistré. La fonction servant à informer les membres du groupe de travail sera alors activée.

Modification d'un article

Pour modifier un article, ouvrez l'article et cliquez sur ‘Modifier’ sous l'onglet ‘Action’. Maintenant vous pouvez ajouter ou supprimer du texte ou des pièces jointes, ou modifier les différentes options (période de publication, visible à la recherche, etc.) Une fois terminé, enregistrez l'article à nouveau. NB: L'article sera enregistré avec la date d'origine. Si vous souhaitez enregistrer l'article avec la date actuelle, changez la date sous l’onglet ‘Description’.

Si vous souhaitez supprimer complètement l'article du système, cliquez sur le bouton ‘Supprimer l'article’ sous l'onglet ‘Action’.

Commenter un article

Ouvrez l'article. Cliquez sur ‘Commenter’ sous l'onglet ‘Action’. Si vous ne trouvez pas cette fonction, cela veut dire que l'auteur n'a pas autorisé les commentaires. Insérez votre commentaire dans le champ correspondant, puis cliquez sur ‘Enregistrer’. N.B.: Les commentaires ne peuvent pas être supprimés. Vous êtes donc prié de faire seulement des commentaires justes et fondés qui ont un lien avec l'article. Nous vous recommandons aussi de contacter directement l'auteur avant de faire des commentaires négatifs, afin d'éviter les malentendus et les divergences.

Recommander un article

Ouvrez l'article. Sous l'onglet ‘Action’, vous trouverez le bouton ‘Recommander’. Si vous ne trouvez pas cette fonction, cela veut dire que l'auteur ne l'a pas autorisée. Saisissez un autre utilisateur de Baobab dans le champ du destinataire, puis cliquez sur ‘Ajouter’. Le destinataire apparaîtra dans la liste des destinataires. Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires. Cliquez sur ‘Envoyer’.

NB: Si l'auteur a choisi ‘Visible uniquement aux utilisateurs de ce groupe de travail’ sous Visibilité dans les recherches (‘Articles / Nouvel article’, étape 7), vous ne pouvez pas recommander l'article. Si l'auteur a choisi ‘Informations bibliographiques’, vous pouvez seulement recommander l'auteur et le titre de l'article à d'autres utilisateurs.

Déplacement d'un article dans un autre dossier

Si vous souhaitez déplacer un article dans un autre dossier, allez sur ‘Article’. A l'extrême droite, vous verrez un symbole jaune. Cliquez sur ce symbole. Ensuite, sélectionnez le dossier de destination (groupe de travail et dossier ‘articles’) en cliquant sur le nom du dossier. Maintenant, cliquez sur ‘Déplacer un article dans un dossier choisi’.