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Dossiers d’articles

Un système de dossiers bien structuré permet aux utilisateurs d'accéder facilement à des articles dans le système. Chaque dossier contient un profil individuel des privilèges. Cela permet l'attribution de privilèges spécifiques à certains utilisateurs. Par exemple, accorder seulement à certains utilisateurs le privilège de pouvoir modifier, ou cacher les dossiers à certains groupes d’utilisateurs.

Ajouter un nouveau dossier d’articles

Pour pouvoir utiliser ces fonctions, vous devez avoir l'autorisation d'administration pour le groupe de travail.

Cliquez sur ‘Gérer un groupe de travail’ sous l'onglet ‘Action’.

Dans cet aperçu, vous pouvez voir toutes les options disponibles pour ce groupe de travail.

Allez sur ‘Dossiers’ dans la zone de travail. Un nouvel aperçu s'ouvre.

Dans la section gauche de la zone de travail, vous pouvez afficher tous les dossiers et sous-dossiers qui existent pour ce groupe de travail. Les sous-dossiers sont représentés par un signe plus (+) et peuvent être affichés en cliquant sur ce signe.

Dans la section droite de la zone de travail, vous pouvez voir plus d’informations pour chaque dossier.

Etape 1: Sélectionnez le dossier/sous-dossier ‘articles’ dans lequel vous souhaitez créer le nouveau dossier d’articles en cliquant à droite de la souris sur ce dossier.

Etape 2: Cliquez sur ‘Nouveau dossier’ et donnez un titre au nouveau dossier.

Si vous voulez renommer le dossier, cliquez une fois de plus à droite de la souris sur ce nouveau dossier et sélectionnez ‘Renommer’.

Pour afficher le(s) nouveau(x) dossier(s) dans l'onglet de navigation de gauche, vous devez actualiser Baobab. Vous pouvez le faire en cliquant sur la touche F5 de votre clavier.

Modification de l'article d'un dossier

Si vous voulez modifier un dossier d’articles, sélectionnez le dossier/sous-dossier dans la partie gauche de la zone de travail. Dans la partie droite de la zone de travail, vous trouverez plus d’informations sur chaque dossier.

Cliquez sur ‘Gérer’, puis sélectionnez ‘Modifier le dossier’.

Ici vous pouvez ajouter des traductions du nom du dossier en cliquant sur l'onglet ‘Langue’.

Si vous voulez que l’on puisse trouver des informations complémentaires sur votre dossier (type d'information, matériel, etc.), vous pouvez ajouter un texte descriptif, qui sera affiché sur la liste des résultats dans la fonction recherche (onglet de navigation de gauche ‘Rechercher’, pour les dossiers).

Une fois terminé, enregistrez les modifications en cliquant sur le bouton ‘Enregistrer’ sous l'onglet ‘Action’.

Suppression d'un dossier d'articles

Si vous voulez supprimer un dossier d’articles, sélectionnez le dossier/sous-dossier dans la section gauche de la zone de travail. Dans la section droite de la zone de travail vous trouverez plus d’informations sur chaque dossier.

NB: Tous les documents dans le dossier seront supprimés aussi, si vous souhaitez donc utiliser les documents à l'avenir, déplacez-les d'abord dans un autre dossier (voir ‘Dossiers d’articles / déplacer dossiers et contenus’: 3) Déplacer uniquement les articles issus du dossier sélectionné ou déplacer un seul document dans un autre dossier (voir ‘Articles / Déplacer un seul article dans un autre dossier’).

Cliquez sur ‘Supprimer’ et confirmez avec ‘OK’.

Déplacer des dossiers et des contenus

Si vous souhaitez déplacer un sous-dossier d'un dossier principal dans un autre, ou déplacer le contenu d'un dossier dans un autre, sélectionnez le dossier / sous-dossier et cliquez à droite de la souris.

Choisissez entre:
  • Déplacer un dossier: déplacer le dossier sélectionné, y compris tous les sous-dossiers et tous les contenus
  • Déplacer les sous-dossiers/articles: déplacer seulement les sous-dossiers du dossier sélectionné et leur contenu
  • Déplacer uniquement les articles du dossier sélectionné
Le système vous demandera maintenant de sélectionner le dossier de destination. Sélectionnez le dossier, cliquez à nouveau à droite de la souris et insérez-le.

Si vous avez l'autorisation pour d'autres groupes de travail, vous pouvez également déplacer des dossiers dans d'autres groupes de travail. Dans ce cas, ouvrez d’abord tous les groupes de travail possibles en cliquant sur ‘Afficher tous les groupes de travail’, puis commencez à déplacer des dossiers.

Modification du profil de dossier pour un groupe de travail

Dans ce tutoriel, nous voudrions vous montrer comment adapter les profils d'utilisateur pour certains dossiers. En général, le profil d'utilisateur donne l'autorisation à l'ensemble du groupe de travail, y compris les dossiers ‘articles’, ‘forums’ et ‘rendez-vous’. Habituellement, il est logique que les utilisateurs se voient accorder l'autorisation d'écriture dans le dossier ‘forums’.

NB: Les modifications du profil d’utilisateur (voir ‘Profils d’utilisateur’) concernent tous les utilisateurs du groupe de travail qui a reçu ce profil. Par exemple, si vous changez le profil ‘standard’ pour les utilisateurs (lecture seule) en profil ‘rédacteur’ (lecture et écriture), tous les utilisateurs pourront écrire dans tous les dossiers.

Si vous ne voulez pas que les utilisateurs du groupe de travail puissent écrire dans tous les dossiers, à part le dossier ‘forums’, vous devez modifier les paramètres dans les profils de dossier.

Pour ajouter l'autorisation d'écriture pour un utilisateur standard dans le dossier ‘forums’, suivez les étapes suivantes:

Etape 1: Sélectionnez le dossier ‘forums’ du groupe de travail qui vous intéresse sous l'onglet ‘Action’ à gauche. Dans la zone de travail, vous verrez maintenant la zone du forum.

Etape 2: Il faut augmenter les privilèges dans le profil d'utilisateur standard, cliquez donc sur ‘Gérer’ dans le dossier sous l'onglet ‘Action’.

Etape 3: Sélectionnez la zone ‘profil’. Un nouvel aperçu s'ouvre, dans lequel vous pouvez changer les profils. Pour ajouter un nouveau privilège pour ce dossier, sélectionnez le profil que vous souhaitez appliquer. Pour ce faire, sélectionnez le profil qui vous intéresse dans le menu déroulant. Dans notre cas, c’est le profil standard. Sélectionnez ‘Ecriture’ et ‘Autoriser’, puis cliquez sur ‘Ajouter’. Vous pouvez maintenant voir sous les privilèges du profil que l'utilisateur standard a l'autorisation d’écriture. L'autorisation d’écriture ne doit pas être explicitement accordée, puisque le profil standard comprend déjà cette autorisation. Si vous souhaitez modifier d’autres profils, répétez cette procédure. Vous pouvez augmenter ou diminuer l'autorisation pour chaque dossier particulier, y compris les sous-dossiers dans ‘Articles’ ou ‘Rendez-vous’.

Conseil: Afin d'encourager le partage dans votre groupe de travail, nous vous recommandons de limiter le moins possible l'autorisation. En particulier, le partage d'informations et de connaissances est plus fructueux quand tous les membres du groupe de travail ont une autorisation d’écriture. Ceci s'applique aux dossiers ‘articles’, ‘forums’ et ‘rendez-vous’.