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Introduction à Baobab

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Introduction

La fonction ‘rendez-vous’ sert à organiser la publication de tous les rendez-vous des membres d’un groupe de travail, par exemple, la prochaine réunion du groupe ou des informations concernant d'autres événements importants ou une formation. Le dossier ‘rendez-vous’ est visible à tous les membres du groupe de travail pour le temps d’autorisation de lecture et d'écriture convenu. Les utilisateurs de Baobab qui utilisent Microsoft Outlook peuvent y exporter les rendez-vous.

Créer un nouveau rendez-vous

Pour publier un nouveau rendez-vous dans le groupe de travail, sélectionnez ‘Calendrier’ dans l'onglet de navigation de gauche. Dans la zone de travail, un calendrier sera affiché indiquant le mois courant, qui peut être modifié en cliquant sur les flèches à gauche de l'affichage de la date actuelle. Dans l’aperçu du calendrier, vous pouvez sélectionner différentes options d'affichage: jour, semaine ou mois courants.

Etape 1: Cliquez sur ‘Nouveau rendez-vous’ sous l’onglet ‘Action’. Un formulaire s’ouvrira sur lequel vous pouvez insérer le titre du rendez-vous. Si vous souhaitez ajouter le rendez-vous dans d’autres groupes de travail ou dossiers, faites-le maintenant. Seuls les groupes de travail et les dossiers pour lesquels vous avez une autorisation d’écriture seront affichés. Sélectionnez les groupes de travail et les dossiers qui vous intéressent en cochant la case correspondante. Continuez en cliquant sur ‘Suivant’.

Etape 2: Tapez le lieu où le rendez-vous se tiendra dans le champ correspondant. Vous pouvez choisir le début et la fin du rendez-vous (date et heure) en utilisant la fonction calendrier. Dans le champ du texte, vous pouvez maintenant taper une description du rendez-vous. Dans ce domaine, comme dans un programme de traitement de texte, vous pouvez utiliser les outils (par exemple, souligner) et appliquer le formatage. Les différentes options sont indiquées par les différentes icônes. Si vous avez déjà écrit le texte en Word, vous pouvez utiliser la fonction copier-coller pour insérer le texte. Une fois terminé, cliquez sur le bouton ‘Suivant’ sous l'onglet ‘Action’.

Etape 3: Ajouter des documents.
Maintenant vous pouvez ajouter des documents à votre rendez-vous. Vous pouvez procéder de deux façons: vous pouvez télécharger un document à partir de votre disque dur local ou d’un ordinateur. Tapez le titre du document et cliquez sur le bouton ‘Parcourir’. Ici vous pouvez voir la liste de tous les documents sur votre disque dur. Choisissez le fichier qui vous intéresse et mettez-le en surbrillance. Maintenant, vous pouvez télécharger le document à partir de votre disque local, et pour ce faire, cliquez sur ‘Télécharger un document’. Une barre de progression vous indiquera combien de temps prendra le téléchargement. Une fois terminé, le document sera affiché. Pour ajouter d’autres documents, il suffit de répéter cette étape.

Vous pouvez aussi utiliser un document à partir du dossier ‘Mes documents’ de Baobab (voir ‘Mon Baobab / Mes documents’).

Si vous le souhaitez, vous pouvez également supprimer le document annexe en cliquant sur le bouton pour supprimer - la corbeille – sur l'écran de l’aperçu des pièces jointes. NB: Les documents ne seront plus annexés à l'article, mais ne seront pas supprimés de ‘Mes documents’ dans Baobab.

Si vous voulez ajouter plusieurs documents à un rendez-vous, vous pouvez les compresser, puis les ajouter dans un fichier zip.

Etape 5: Sélectionnez l'auteur.

Maintenant vous pouvez sélectionner l'auteur. Par défaut, vous êtes sélectionné comme l'auteur. Si vous ne l'êtes pas, vous pouvez sélectionner l'auteur parmi les membres de votre groupe de travail. Saisissez le nom de l'auteur dans le champ correspondant, qui sera ensuite affiché; cliquez sur le nom pour confirmer. Si l'auteur n'a pas accès à Baobab ou n'est pas un membre de votre groupe de travail, alors vous ne pourrez pas sélectionner l'auteur ici. Dans ce cas, nous vous recommandons de mentionner l'auteur dans le corps du texte.

Conseil: Si vous publiez un article écrit par quelqu’un qui n'a pas accès à votre groupe de travail, vous pouvez demander à l'administrateur du groupe de travail de donner l'accès à l'auteur. L'accès peut être donné aussi à des personnes qui ne font pas partie de l'organisation Caritas. Pour de plus amples renseignements, demandez à votre administrateur.

Etape 6: Insérez la durée de visibilité du rendez-vous.

Insérez la durée de visibilité du rendez-vous. Vous pouvez le faire en utilisant le calendrier ou en tapant la date. La durée de visibilité du rendez-vous définit la période au cours de laquelle le rendez-vous est visible dans le groupe de travail et peut être cherché. Une fois cette période expirée, le rendez-vous est seulement disponible à le/les administrateur(s) du groupe de travail et à l'auteur. Si vous souhaitez supprimer définitivement le rendez-vous du système, vous devez modifier le rendez-vous et cliquer sur le bouton ‘Supprimer’.

Etape 7: Visibilité pendant les recherches.

La visibilité dans les recherches permet de contrôler dans quelle mesure le rendez-vous peut être vu par les utilisateurs de Baobab. Voici les diverses options:
a) Visible uniquement aux utilisateurs de ce groupe de travail: Le rendez-vous n'est pas visible à tous les utilisateurs de Baobab (il n’est visible qu’aux membres de votre groupe de travail.)

b) Informations bibliographiques: Tous les utilisateurs de Baobab peuvent chercher l'auteur et le titre d'un rendez-vous. Si un utilisateur est intéressé à un rendez-vous, il peut demander des détails en envoyant un message à l'auteur, qui décidera si oui ou non rendre le rendez-vous disponible à l'utilisateur.

c) Visibilité complète: On peut trouver tout le contenu, y compris les pièces jointes, via le processus de recherche.
Conseil: Nous recommandons que tout rendez-vous qui pourrait intéresser d'autres utilisateurs de Baobab soit rendu disponible gratuitement, afin de créer un échange au niveau mondial et renforcer l'effet de synergie. Si le rendez-vous ne peut pas être rendu disponible gratuitement, il peut être très utile pour ceux qui cherchent de pouvoir disposer au moins des informations bibliographiques.

Etape 8: Notification sur la page du portail

En cochant cette case, vous permettez aux membres de votre groupe de travail de voir sur la page du portail que le rendez-vous a été créé. Cette information est affichée sur la page du portail, avec le titre du rendez-vous indiqué dans la boîte des fonctions (‘Nouveau rendez-vous dans un groupe de travail à accès restreint’).

Etape 9: Recommandation.

En cochant ici, vous autorisez à recommander un rendez-vous à d’autres utilisateurs de Baobab.

Etape 10: Commentaires.

En cochant ici, vous autorisez aux membres de votre groupe de travail de faire des commentaires sur votre rendez-vous.

Conseil: Activez la fonction ‘commentaires’ si vous souhaitez recevoir des commentaires sur un rendez-vous, ce qui facilitera le processus d'examen. Les commentaires peuvent être vus par tous les membres du groupe de travail. Sur l'écran listant tous les rendez-vous, vous pouvez voir combien de commentaires ont été écrits sur un rendez-vous déterminé.

Etape 11: Notification par courriel à tous les membres de groupe de travail et texte complémentaire.

En cochant ici, tous les membres du groupe de travail recevront en outre un courriel les informant à propos du nouveau rendez-vous et recevront un message dans ‘Mes messages’. Chaque utilisateur peut décider s’il veut ou non recevoir cette notification par courriel. On peut choisir cette option dans ‘Mon profil’.

Si vous voulez ajouter un texte au message de notification, utilisez la case ‘texte complémentaire’, qui devrait aider les utilisateurs de votre groupe de travail à recevoir des informations brèves sur le rendez-vous (et pièces jointes) que vous ajoutez au groupe de travail, et décider si oui ou non il est important de lire le rendez-vous immédiatement.

Etape 12: Enregistrer. Une fois terminé, enregistrez rendez-vous en cliquant sur le bouton ‘Enregistrer’ dans l'onglet ‘Action’. Vous recevrez alors un message de notification de Baobab vous informant que le rendez-vous a été enregistré. La fonction servant à informer les membres du groupe de travail sera alors activée.

Afficher la liste des rendez-vous et exporter vers Outlook

Vous pouvez changer la façon dont le rendez-vous sont affichés dans l’onglet ‘Action’. Si vous voulez voir tous les rendez-vous d’un groupe de travail affichés l’un au-dessous de l’autre, cliquez sur ‘Afficher la liste’ sous l’onglet ‘Action’. Vous verrez un aperçu des rendez-vous qui ont été créés dans ce dossier. Le titre du rendez-vous, l'auteur, le rédacteur, le nombre de pièces jointes, les commentaires et le nombre de consultations seront affichés. Chaque colonne peut être classée par ordre alphabétique ou chronologique.

Dans l’aperçu du calendrier, vous pouvez voir tous les rendez-vous d’un groupe de travail. Vous pouvez exporter les rendez-vous existants vers Outlook. Dans le calendrier, cliquez sur le symbole jaune du rendez-vous qui vous intéresse pour exporter uniquement ce rendez-vous-là. Pour exporter tous les rendez-vous du calendrier, utilisez le bouton ‘Exporter’ sous l’onglet ‘Action’.

Modification d'un rendez-vous

Etape 1: Sélectionnez le rendez-vous en cliquant sur le calendrier.

Etape 2: Choisissez ‘Modifier’ sous l’onglet ‘Action’ et apportez les modifications nécessaires.

Etape 3: Cliquez sur ‘Enregistrer’ sous l’onglet ‘Action’.

Suppression d'un rendez-vous

Etape 1: Sélectionnez le rendez-vous en cliquant sur le calendrier.

Etape 2: Choisissez ‘Supprimer’ sous l’onglet ‘Action’.

Etape 3: Confirmez la suppression en cliquant sur ‘OK’.

Recommander des rendez-vous

Etape 1: Choisissez le rendez-vous en cliquant sur le calendrier.

Etape 2: Cliquez sur ‘Recommander’ sous l’onglet ‘Action’.

Etape 3: Insérez l'adresse courriel de la personne à laquelle vous souhaitez recommander le rendez-vous dans le champ du destinataire, puis cliquez ‘Ajouter’. Le destinataire sera affiché dans la liste des destinataires. Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires.

Etape 4: Cliquez sur le bouton ‘Envoyer’ sous l’onglet ‘Action’.