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Introduction à Baobab

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Mes rendez-vous dans les groupes de travail

Vous trouverez ici un aperçu de tous vos rendez-vous dans tous vos groupes de travail, classés par date.

Vous pouvez transférer tous les rendez-vous des groupes de travail vers Outlook sur votre ordinateur individuel (PC), en utilisant le bouton ‘Exporter’, situé en haut.

Vous pouvez aussi exporter un seul ou plusieurs rendez-vous vers Outlook. Ouvrez d’abord le calendrier (‘Afficher calendrier’), sur lequel vous pouvez voir tous les rendez-vous de la journée, de la semaine ou du mois. Si vous souhaitez voir d’autres rendez-vous, faites défiler le calendrier (mois) en utilisant les flèches (vers le haut ou vers le bas) ou choisissez un mois/jour en utilisant la flèche vers le bas.

Pour exporter un rendez-vous, utilisez le signe jaune ‘Exporter’ à côté de chaque rendez-vous.

Malheureusement, la synchronisation avec Outlook n’est pas encore possible.

Les rendez-vous sont crées dans les groupes de travail. Pour créer un nouveau rendez-vous, allez d’abord au groupe de travail qui vous intéresse en cliquant ‘Groupes de travail’ dans le menu de gauche (voir chapitre ‘Calendrier’). Pour modifier un rendez-vous déjà fixé, cliquez sur le titre, mais il vous faudra d’abord l’autorisation de l’administration.

Mes Messages

Ici vous verrez l’aperçu des messages reçus, y compris ceux envoyés directement du système, par exemple, un message déclarant qu’un nouvel article a été publié dans un groupe de travail, ou des messages envoyés par d’autres utilisateurs de Baobab. La structure de l’aperçu des messages comprend:

Etat: lu ou non lu – l’enveloppe fermée indique que le message n’a pas été ouvert, l’enveloppe ouverte, que le message a été ouvert.

Objet: Si l’objet est en caractères gras, le message n’a pas été ouvert. Vous pouvez voir également l’expéditeur, la date et l’heure, et la priorité. Les messages envoyés via le système Baobab sont étiquetés [baobab].

Supprimer: Si vous souhaitez supprimer un message, cliquez sur le symbole de la corbeille. Vous pouvez disposer le contenu de chaque colonne en cliquant sur le titre de la colonne.

Envoyer un nouveau message: Pour envoyer un nouveau message, cliquez sur le bouton ‘Nouveau message’ dans l’onglet ‘Action’. Une fenêtre s’ouvrira pour le nouveau message.

Pour envoyer un message, tapez un nom ou une adresse courriel dans le champ du ‘Destinataire’. Une liste déroulante s’ouvrira automatiquement contenant tous les utilisateurs de Baobab trouvés. Sélectionnez un nom de la liste et cliquez sur le bouton ‘Ajouter’. Si vous souhaitez envoyer le message à plusieurs utilisateurs, répétez cette procédure. Si vous voulez envoyer un message à quelqu’un qui n’est pas inscrit comme utilisateur de Baobab, tapez simplement son adresse courriel et cliquez sur ‘Ajouter’. Si vous voulez supprimer un nom dans la liste des destinataires, cliquez sur le symbole de la corbeille derrière le nom de l’utilisateur que vous voulez supprimer. Les champs ‘Objet’ et ‘Texte’ sont obligatoires.

Ajouter la priorité du message. Tapez le texte du message dans le champ correspondant.

Maintenant, vous pouvez annexer des documents à votre message. Vous pouvez le faire de deux façons:

1. Vous pouvez télécharger un document ou un fichier de votre disque dur local ou de votre ordinateur. Choisissez un nom pour le document. Cliquez sur le bouton ‘Sélectionner’, vous verrez l’aperçu de vos documents sur votre disque dur. Choisissez le fichier qui vous intéresse et mettez-le en surbrillance. Maintenant vous pouvez télécharger le document de votre disque local. Pour ce faire, cliquez sur ‘Télécharger document’. Une barre de progression vous indiquera le temps qu’il faudra. Une fois terminé le téléchargement, le document annexé sera affiché. Si vous voulez ajouter d’autres documents, répétez cette procédure.

2.Vous pouvez utiliser un document à partir de ‘Mes documents’ dans ‘Mon Baobab’. Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’ dans ‘Mes documents’, vous verrez l’aperçu des fichiers que vous avez déjà créés dans Baobab. Choisissez le fichier qui vous intéresse et mettez-le en surbrillance. Maintenant, à partir de ‘Mes Documents’, vous pouvez télécharger le fichier dans le groupe de travail. Pour ce faire, cliquez sur le bouton ‘Ajouter un document’. Une fois terminé le téléchargement, le document sera affiché. Si vous voulez ajouter plusieurs documents, répétez cette procédure.

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi supprimer le document annexé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton pour supprimer - la corbeille - sur l'écran affichant tous les documents annexés.

Si vous voulez ajouter plusieurs documents à un article, vous pouvez les compresser, puis les insérer dans un fichier zip. Le format de fichier zip est un format de compression de données et d'archivage. Un fichier zip contient un ou plusieurs fichiers qui ont été compressés afin de réduire leur taille. Vous avez donc besoin d'un programme spécial. Un certain nombre d'excellentes fonctions zip sont disponibles, par ex. WinZip. Si vous ajoutez vos documents compressés dans un fichier zip, le destinataire recevra ce message avec toutes les pièces jointes qui seront automatiquement extraites (décompressées) sous forme de documents simples.

Pour envoyer le message, cliquez sur le bouton ‘Envoyer’ sous l'onglet ‘Action’. Vous recevrez une confirmation que le message a été envoyé. L’aperçu du message sera affiché de nouveau.

Mes favoris

Si vous utilisez souvent un groupe de travail particulier, vous pouvez le mettre parmi vos ‘Favoris’, il vous suffira d’un clic pour le retrouver.

Vous pouvez créer un favori à partir de n'importe quel espace de Baobab. Vos favoris vous permettront de naviguer rapidement dans certaines zones de Baobab. Pour ajouter un favori, cliquez sur le bouton ‘Ajouter aux favoris’ sous l’onglet ‘Action’. Après avoir cliqué, un formulaire s'ouvrira qui vous permettra de décrire le nouveau favori. Donnez à ce favori un titre pertinent et une description, puis enregistrez ces informations en cliquant sur ‘Enregistrer’ sous l'onglet ‘Action’. Le titre et la description sont ensuite présentés sous la rubrique ‘Mon Baobab’. Vos favoris peuvent aussi être affichés sur votre portail.

Dans ‘Mes favoris’, vous pouvez voir l’aperçu de vos favoris. Dans la première colonne, vous pouvez voir un symbole indiquant à quel domaine appartient le favori (par. ex. articles, messages, forums). Dans la deuxième colonne, vous pouvez voir le titre que vous avez donné au favori. Le titre contient un lien ; en cliquant dessus, vous pouvez aller directement à la zone correspondante dans le système. La description est affichée dans la colonne suivante. Le symbole du pinceau représente la fonction ‘modifier’. Si vous voulez changer le titre ou la description du favori, cliquez sur ce symbole.

Mes documents

Ici vous pouvez télécharger des documents personnels. Les documents ne pourront être visualisés que par vous. Vous pouvez utiliser ces documents aussi dans d'autres zones (par ex. articles), puis les rendre accessibles au public.

Pour télécharger, utilisez le bouton ‘Télécharger un nouveau document’.

Tapez le titre du document. Cliquez sur le bouton ‘Parcourir’. Ici vous verrez l’aperçu de vos documents sur votre disque dur. Choisissez le fichier qui vous intéresse et mettez-le en surbrillance. Maintenant, vous pouvez télécharger le document à partir de votre disque local. Pour ce faire, cliquez sur ‘Télécharger un document’. Une barre de progression vous indiquera combien de temps il faudra. Une fois terminé le téléchargement, la pièce jointe sera affichée.

Mes contacts

Travaillez-vous souvent avec plusieurs collègues qui ont eux aussi accès à Baobab? Si oui, vous pouvez ajouter les coordonnées de vos collègues à votre liste de contacts personnels. Vous pourrez ensuite voir tous les collègues que vous avez ajoutés à cette liste dans ‘Mes contacts’.

La liste de synthèse
Dans la deuxième colonne de la liste, vous pouvez voir l’état de connexion de vos contacts. Si un collègue de votre liste de contacts est en ligne sur Baobab en même temps que vous, le symbole de son état sera coloré. En cliquant sur ce symbole, vous pouvez envoyer à ce contact une invitation à discuter. Quand vos contacts ne sont pas en ligne, le symbole de l’état de connexion est gris.

La deuxième colonne indique les noms de vos contacts suivis par leur adresse courriel. Dans la dernière colonne, vous trouverez le symbole de la suppression - la corbeille. Utilisez cette option pour supprimer un contact de votre liste.

Créer un nouveau contact
Pour ajouter un nouveau contact à votre liste, suivez les étapes suivantes:

Etape 1: Dans la fenêtre de recherche de l’en-tête, tapez le nom du contact que vous souhaitez ajouter et cliquez sur le bouton ‘Rechercher’.

Etape 2: Dans la liste des résultats, sélectionnez le contact souhaité. Les coordonnées du contact seront alors affichées.

Etape 3: Cliquez sur le bouton ‘Ajouter à la liste des contacts’ sous l’onglet ‘Action’. Vous recevrez une confirmation que le contact a été ajouté à votre liste de contacts.

Mon profil

Dans cette zone, vous pouvez modifier vos informations personnelles.

Informations générales
Quand vous ouvrez votre profil, le premier onglet affiche vos informations générales, telles que titre, nom, poste, adresse courriel et langue choisie. Si vous avez besoin d’apporter des changements, modifiez les informations en question, puis cliquez sur ‘Enregistrer’ sous l’onglet ‘Action’.

Nom d'utilisateur
Ici, vous trouverez votre nom d'utilisateur personnel.

Informations relatives à l'emploi
Ici vous trouverez votre organisation membre. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires, comme votre numéro de téléphone et de fax, une autre adresse courriel, votre champ d’activités et vos compétences en langues étrangères.

Paramètres personnels
Dans vos paramètres personnels, vous pouvez choisir plusieurs options:

Notification par courriel: les administrateurs de vos groupes de travail pourraient envoyer à tous les utilisateurs du groupe un courriel les informant des nouveaux articles ou de nouveaux rendez-vous. Chaque utilisateur peut décider s'il veut ou non recevoir cette notification par courriel. La notification sera envoyée à l'adresse courriel que vous avez sous la rubrique ‘Informations générales’.

Etat de connexion: vos amis dans ‘Ma liste de contacts’ recevront un message dès que vous serez connecté à Baobab afin qu’ils puissent, par exemple, avoir une conversation en ligne avec vous (voir chapitre ‘Mon Baobab / Mes Contacts’). Si vous ne voulez pas être dérangé, choisissez l'option ‘invisible’.

Afficher une info-bulle: L’info-bulle affiche des informations supplémentaires ou une référence particulière quand vous placez le pointeur de la souris dessus (glisser le pointeur sur un titre ou un nom d'utilisateur sans cliquer)

Changer votre mot de passe
Si vous souhaitez changer votre mot de passe, cliquez sur ‘Changer mot de passe’ sous l'onglet ‘Action’. Vous pouvez maintenant prendre un nouveau mot de passe, qui doit être composé d'au moins 6 caractères. Pour des raisons de sécurité, il doit contenir un mélange de lettres majuscules et minuscules et au moins un chiffre.

Ajouter une photo
Si vous souhaitez ajouter une photo à votre compte utilisateur, appuyez sur ‘Modifier une photo’, allez sur ‘Parcourir’, choisissez la photo qui vous intéresse sur votre disque local et mettez-la en surbrillance. Maintenant, vous pouvez télécharger la photo. Cliquez sur ‘Télécharger’. Une barre de progression vous indiquera combien de temps prendra le téléchargement. Une fois terminé, la photo sera affichée. Maintenant, enregistrez cette étape.