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Introduction à Baobab

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Ajouter des utilisateurs à un groupe de travail

Pour pouvoir utiliser ces fonctions, vous devez avoir l'autorisation de l'administration du groupe de travail.

Sélectionnez le groupe de travail auquel vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur. Cliquez sur ‘Gérer un groupe de travail’ sous l'onglet ‘Action’.

Dans cette fenêtre, vous pouvez voir toutes les options disponibles pour ce groupe de travail.

Aller sur ‘Utilisateur’ dans la zone de travail:

Etape 1: Dans la zone de travail, sélectionnez le bouton ‘Nouvel utilisateur’. Un nouvel écran sera affiché.

Etape 2: Tapez le nom de famille de l'utilisateur dans la fenêtre de recherche. Assurez-vous que l'orthographe est correcte. Selon la situation, la fonction ‘saisie semi-automatique’ vous offrira un choix de noms, parmi lesquels vous pouvez en sélectionner un en cliquant dessus.

Etape 3: Activez la recherche. Veuillez noter qu’une vérification sera d'abord faite pour voir si l'utilisateur a déjà accès à Baobab.

Etape 4: Vous recevrez un aperçu de tous les utilisateurs de Baobab avec le nom recherché. Vous pouvez ensuite vérifier lequel des utilisateurs affichés est celui que vous recherchez. (NB: si l'utilisateur que vous recherchez n'est pas sur la liste, vous devez créer un nouveau compte utilisateur. Voir ‘Utilisateurs / Créer un nouvel utilisateur dans Baobab’.)

Etape 5: Ajoutez l'utilisateur au groupe de travail, cliquez sur le bouton ‘Accepter utilisateur’.

Etape 6: Maintenant, donnez à l'utilisateur un niveau d'autorisation, en sélectionnant le profil souhaité, puis en cliquant sur ‘Accepter le profil’.

Trois profils standards sont disponibles dans un groupe de travail:
  • Administrateur: administrer, lire et écrire
  • Rédacteur: lire et écrire
  • Utilisateur standard: lire
Etape 7: Enregistrez cet utilisateur.

Créer un nouvel utilisateur dans Baobab

Pour pouvoir utiliser ces fonctions, vous devez avoir l'autorisation de l'administration pour le groupe de travail.

Sélectionnez le groupe de travail auquel vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur. Cliquez sur ‘Gérer un groupe de travail’ sous l'onglet ‘Action’.

Dans cette fenêtre, vous pouvez voir toutes les options disponibles pour ce groupe de travail.

Allez sur ‘Utilisateur’ dans la zone de travail:

Etape 1: Sélectionnez le ‘Nouvel utilisateur’ dans la zone de travail. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira.

Etape 2: Tapez le nom de famille de l'utilisateur dans la fenêtre de recherche. Assurez-vous que l'orthographe est correcte. Activez la recherche. Veuillez noter qu’une vérification sera d'abord faite pour voir si l'utilisateur a déjà accès à Baobab.

Etape 3: Si l'utilisateur souhaité n’a pas accès Baobab, vous recevrez un message vous donnant cette information. Cliquez sur le bouton ‘Suivant’ pour ajouter l'utilisateur pour la première fois (‘Utilisateur introuvable? Ajouter un nouvel utilisateur ici’).

Etape 4: Un formulaire s’ouvrira. Saisissez le titre de l'utilisateur, son nom et son prénom, ainsi que son adresse courriel et le nom d'utilisateur souhaité. Le nom d’utilisateur (et le mot de passe que l'utilisateur reçoit par courriel - voir étape 8) compte parmi les informations dont le nouvel utilisateur aura besoin pour se connecter à Baobab. Si vous cliquez sur le bouton ‘Proposer des noms d’utilisateur’, Baobab vous proposera un nom d'utilisateur, mais cette suggestion est facultative.

Baobab est disponible en trois langues (anglais, français et espagnol). Choisissez une langue pour le nouvel utilisateur. Il/elle recevra le mot de passe par courriel, ainsi que les explications pour la première connexion, dans la langue sélectionnée que les utilisateurs pourront eux-mêmes changer.

Nom, prénom, adresse courriel et nom d'utilisateur sont des champs obligatoires.

Une fois que vous avez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton ‘Suivant’ sous l'onglet ‘Action’.

Etape 5: Assignez l'utilisateur à une institution. Pour ce faire, vous devez chercher l'organisation membre concernée. Le moyen le plus rapide de trouver l'institution concernée est d'insérer le nom du pays dans la fenêtre de recherche et cliquer sur ‘Rechercher’.

NB: Si l'utilisateur n'est pas un employé d'une organisation membre, veuillez saisir le code postal 99999 (organisation externe) ou demander à l'équipe Baobab (baobab@caritas.va) de vous aider. Les utilisateurs externes sont membres seulement de leur groupe de travail. Ils ne peuvent pas visiter les groupes de travail ouverts ni chercher des documents ou des utilisateurs en dehors de leur groupe.

Etape 6: Maintenant vous voyez une liste de résultats. Sélectionnez l'institution concernée et cliquez sur ‘Confirmer l'institution’.

Etape 7: Maintenant vous pouvez appliquer un profil d'autorisation à l'utilisateur. Sélectionnez le profil correspondant et cliquez sur le bouton ‘Accepter le profil’.

Trois profils sont disponibles dans le groupe de travail:
  • Administrateur: administrer, lire et écrire
  • Rédacteur: lire et écrire
  • Utilisateur standard: lire
Etape 8: Enregistrez cet utilisateur.

Après l'enregistrement, le nouvel utilisateur recevra un courriel avec les informations pour l’accès (nom d’utilisateur et mot de passe). Le mot de passe sera automatiquement généré par le système.

Supprimer des utilisateurs d'un groupe de travail

Pour utiliser ces fonctions, vous devez avoir l'autorisation d'administration pour le groupe de travail.

Sélectionnez le groupe de travail duquel vous souhaitez supprimer un utilisateur. Cliquez sur ‘Gérer un groupe de travail’ sous l'onglet ‘Action’.

Dans cet aperçu, vous pouvez voir toutes les options disponibles pour ce groupe de travail.

Aller sur ‘Utilisateur’ dans la zone de travail.

Vous trouverez une liste de tous les utilisateurs de votre groupe de travail en cliquant sur ‘Afficher tous les utilisateurs de ce groupe de travail’. Si vous voulez créer une liste Excel avec tous ces noms, cliquez sur ‘exporter la liste des utilisateurs’ sous l'onglet ‘Action’. La liste Excel vous sera envoyée. Vous pouvez la trouver dans la liste dans ‘Mes messages’.

Pour supprimer un utilisateur, veuillez suivre les étapes suivantes:

Etape 1: Tapez le nom de l'utilisateur dans la fenêtre de recherche sur ‘Cherche un utilisateur dans votre groupe de travail’. Assurez-vous que l'orthographe est correcte. La fonction ‘saisie semi-automatique’ vous offrira plusieurs noms parmi lesquels vous pouvez en sélectionner un en cliquant dessus.

Etape 2: Pour supprimer un utilisateur de votre groupe de travail, d'abord sélectionnez l'utilisateur en question dans l'aperçu à gauche, puis cliquez sur ‘Supprimer /Effacer’ sur le côté droit.

Pour afficher des informations supplémentaires concernant l'utilisateur, vous pouvez cliquer sur le bouton ‘Afficher l'utilisateur’ sur le côté droit. En cliquant sur le bouton ‘Retour’, vous pouvez revenir à l’aperçu.

Etape 3: Maintenant la question vous sera posée si l'utilisateur doit être supprimé du groupe de travail. Sélectionnez ‘Supprimer du groupe de travail uniquement’. L'utilisateur n’aura alors plus accès à votre groupe de travail, mais il aura toujours accès à ses autres groupes de travail de Baobab.

Suppression des utilisateurs de Baobab

Les utilisateurs doivent être définitivement enlevés de Baobab uniquement pour les raisons suivantes:

L'utilisateur ne travaille plus pour la Caritas (démission ou retraite)

L'utilisateur est décédé.

A noter:
Si un utilisateur se marie et change son nom ou adresse courriel, il pourra lui-même mettre à jour ses informations (voir Mon Baobab / Mon profil). Il n'est pas nécessaire de supprimer le compte ni d’en créer un nouveau.

Si vous voulez supprimer un utilisateur du système, contactez l'équipe de Baobab (baobab@caritas.va) et envoyez-nous nom et prénom de l'utilisateur, son adresse courriel et le motif de la suppression.

Changer des profils d'utilisateur

Pour utiliser ces fonctions, vous devez avoir l'autorisation d'administration pour le groupe de travail.

Sélectionnez le groupe de travail duquel vous souhaitez supprimer un utilisateur. Cliquez sur ‘Gérer un groupe de travail’ sous l'onglet ‘Action’.

Dans cet aperçu, vous pouvez voir toutes les options disponibles pour ce groupe de travail.

Aller sur ‘Utilisateur’ dans la zone de travail.

Etape 1: Saisissez le nom de l'utilisateur dans la fenêtre de recherche sur ‘Afficher tous les utilisateurs du groupe de travail’. Assurez-vous que l'orthographe est correcte. La fonction ‘saisie semi-automatique’ vous offrira plusieurs noms parmi lesquels vous pourrez en sélectionner un en cliquant dessus.

Etape 2: Cliquez sur ‘Modifier le profil’ sur le côté droit.

Etape 3: Décochez la case du profil actuel, puis choisissez le nouveau profil.

N’oubliez pas d’enregistrer.